ProtoPoint

О компании

Компания «ProtoPoint» специализируется на производстве деталей и изделий по индивидуальным заказам. В структуру предприятия входят отдел продаж, технологический отдел и производственное подразделение, совместная работа которых обеспечивает выполнение заказа от первого обращения клиента до передачи готовой продукции.

Специфика деятельности компании предполагает большое количество внутренних согласований, расчетов, подготовки технической документации и контроля производственных этапов. Для эффективного взаимодействия между подразделениями требовалась единая информационная система, позволяющая управлять всеми процессами в рамках одного цифрового пространства.

Задачи проекта

До внедрения Битрикс24 сотрудники использовали несколько отдельных систем для работы с клиентами, производством и внутренним учетом. Отсутствие единой платформы приводило к ряду организационных проблем:

• информация о клиентах и заказах хранилась в разных системах;
• сотрудники тратили значительное время на поиск необходимых данных;
• отсутствовал сквозной контроль прохождения заказа;
• возникали задержки при передаче информации между подразделениями;
• руководству было сложно контролировать текущую загрузку сотрудников и статус выполнения заказов.

Основной целью проекта стало построение единого бизнес-процесса, объединяющего работу отдела продаж, технологов и производства в системе Битрикс24, а также автоматизация рутинных операций и обеспечение прозрачности выполнения каждого заказа.

Архитектура решения

Работа с клиентом начинается с CRM, где реализована отдельная воронка «Квалификация». В нее автоматически поступают обращения из различных каналов связи: телефонии UIS, электронной почты и обращения, созданные менеджерами вручную.

На этапе квалификации менеджер собирает необходимую информацию о клиенте, заполняет карточки контакта, компании и сделки, после чего принимает решение о дальнейшем ведении клиента.

После успешной квалификации сделка автоматически переходит в основную воронку «Продажи», где проходит полный цикл оформления заказа: согласование условий сотрудничества, подготовка документов и передача заказа в производство.

Автоматизация производственного цикла

После достижения сделкой определенной стадии автоматически создается карточка смарт-процесса «Производство». Это позволяет без участия сотрудников передать заказ из отдела продаж в производство, сохранив все необходимые данные и связь между сущностями.

В результате удалось построить непрерывный процесс движения заказа, в котором каждый этап фиксируется в системе, а ответственным сотрудникам доступны актуальные сведения о состоянии производства.

Смарт-процесс «Производство»

Смарт-процесс предназначен для управления выполнением производственного заказа после его передачи из CRM. Карточка автоматически содержит сведения о заказе, ответственных сотрудниках, сроках выполнения и технической документации.

Процесс включает несколько последовательных этапов.

На этапе «Новый» производится проверка поступившего заказа и анализ полноты информации. При необходимости выполняется «Закупка» материалов и комплектующих. Далее заказ переходит в этап «Моделирование/Конструирование», где подготавливаются чертежи, 3D-модели и необходимая техническая документация.

После завершения подготовки карточка поступает на этап «Конвейер», предназначенный для подготовки производственного процесса: распределения задач между исполнителями, подготовки оборудования и материалов. Затем заказ передается непосредственно в этап «Производство», где осуществляется изготовление изделия.

После изготовления продукция проходит «Постобработку», включающую сборку, обработку поверхности и упаковку, а заключительным этапом становится «Проверка», где осуществляется контроль качества готовой продукции перед передачей клиенту.

Использование данного смарт-процесса позволило обеспечить прозрачность выполнения производственных работ, контролировать сроки изготовления и отслеживать текущее состояние каждого заказа.

Смарт-процесс «Расчет»

Для подготовки коммерческих предложений и определения стоимости заказа был разработан отдельный смарт-процесс «Расчет».

После создания карточки выполняется первичный анализ заявки. При недостатке информации заказ переводится на этап «Запрос к клиенту», где менеджер получает недостающие сведения. Затем карточка поступает в этап «Снабжение», где определяется стоимость материалов и комплектующих.

Если для выполнения заказа необходимо участие сторонних подрядчиков или внутренних подразделений, используется этап «Кооперация». Финальным этапом является «Согласование Тех.Дир», где технический директор проверяет корректность расчетов и подтверждает возможность выполнения заказа.

Данный процесс позволил стандартизировать расчет себестоимости, ускорить подготовку коммерческих предложений и исключить потерю информации при взаимодействии различных подразделений.

Автоматизация процессов

Для сокращения объема ручной работы были реализованы сценарии автоматизации с использованием роботов, триггеров и бизнес-процессов Битрикс24.

Автоматически выполняются:

• распределение сделок по необходимым воронкам;

• смена ответственных сотрудников при переходе между этапами;

• создание задач и напоминаний исполнителям;

• запуск бизнес-процессов;

• создание карточек смарт-процессов;

• автоматическое изменение стадий сделок;

• передача заказов между подразделениями;

• сохранение связи между сделками и производственными заказами посредством передачи идентификаторов.

Благодаря автоматизации сотрудники практически не выполняют однотипные операции вручную, а работают непосредственно с задачами, требующими принятия решений.

Результаты внедрения

В результате внедрения Битрикс24 компания получила единое цифровое пространство, объединившее работу отдела продаж, технологического отдела и производства.

Основными результатами проекта стали:

• построение единого процесса обработки заказа от первого обращения клиента до передачи готовой продукции;

• автоматизация ключевых этапов продаж, расчета и производства;

• исключение потери информации между подразделениями;

• сокращение количества ручных операций;

• повышение прозрачности производственного процесса на 98%;

• контроль сроков выполнения заказов на каждом этапе;

• централизованное хранение всей информации о клиентах, заказах и производстве.

Использование Битрикс24 позволило существенно повысить управляемость предприятия, ускорить взаимодействие между подразделениями и обеспечить руководству полный контроль над жизненным циклом каждого заказа. Созданная система стала единым инструментом работы для всех сотрудников компании и заложила основу для дальнейшего развития и масштабирования бизнес-процессов.